Wybór kolorowej drukarki do małej lub średniej firmy powinien wynikać przede wszystkim z rzeczywistych potrzeb zespołu. Innego urządzenia potrzebuje kilkuosobowe biuro drukujące głównie faktury i dokumenty wewnętrzne, a innego firma regularnie przygotowująca kolorowe oferty, raporty, wykresy czy prezentacje dla klientów. Znaczenie mają również liczba użytkowników, miesięczna liczba wydruków, oczekiwana szybkość pracy, możliwość skanowania oraz koszty materiałów eksploatacyjnych. Dlatego przed porównywaniem konkretnych modeli warto dokładnie określić, w jaki sposób drukarka będzie wykorzystywana na co dzień.
Jak często firma będzie korzystać z drukarki?
Jednym z najważniejszych kryteriów jest przewidywana intensywność pracy. W małym biurze, w którym drukowanych jest stosunkowo niewiele dokumentów, większe znaczenie może mieć prostota obsługi i rozsądna cena zakupu. Jeśli jednak z jednego urządzenia korzysta kilka lub kilkanaście osób, a dokumenty powstają przez cały dzień, warto zwrócić większą uwagę na prędkość druku, pojemność podajnika papieru oraz wydajność materiałów eksploatacyjnych. Istotna jest nie tylko miesięczna liczba stron, ale także sposób ich drukowania. Firma przygotowująca od czasu do czasu większe zestawy dokumentów może mieć inne wymagania niż biuro drukujące mniejsze partie, ale przez cały dzień. Właściwe określenie obciążenia pozwala uniknąć wyboru urządzenia, które szybko okaże się zbyt mało wydajne.
Jakiego rodzaju dokumenty będą drukowane?
Kolor w dokumentach firmowych nie służy wyłącznie do przygotowywania materiałów reklamowych. Może ułatwiać prezentowanie danych na wykresach, wyróżnianie najważniejszych informacji, tworzenie czytelniejszych raportów czy przygotowywanie ofert dla klientów. Jeżeli w firmie dominują faktury, umowy, korespondencja i dokumentacja wewnętrzna, największe znaczenie będzie miała czytelność tekstu, sprawna praca i ekonomiczna eksploatacja. Gdy natomiast urządzenie będzie regularnie wykorzystywane do przygotowywania ofert, prezentacji lub materiałów zawierających grafikę, warto zwrócić większą uwagę na jakość kolorowego druku. Dobrze jest więc jeszcze przed zakupem ustalić, jakie rodzaje dokumentów będą powstawały najczęściej i jak duże znaczenie ma ich warstwa wizualna.
Drukarka laserowa czy atramentowa?
Wybór technologii powinien zależeć przede wszystkim od sposobu użytkowania urządzenia. Kolorowe drukarki laserowe dobrze sprawdzają się w środowisku biurowym, w którym regularnie drukuje się dokumenty tekstowe, zestawienia, wykresy oraz materiały biznesowe. Ich zaletą jest sprawna praca i dobre dostosowanie do większej liczby wydruków. Urządzenia atramentowe mogą być natomiast dobrym rozwiązaniem tam, gdzie szczególne znaczenie ma druk fotografii, grafik lub innych materiałów wymagających określonego sposobu odwzorowania obrazu. Nie należy jednak zakładać, że jedna technologia zawsze będzie tańsza od drugiej. Rzeczywiste koszty zależą od konkretnego modelu, ceny materiałów eksploatacyjnych oraz liczby drukowanych stron. W typowym biurze, w którym dominują dokumenty firmowe, kolorowa drukarka laserowa często okazuje się rozwiązaniem bardziej praktycznym.
Drukarka czy urządzenie wielofunkcyjne?
Kolejną decyzją jest wybór pomiędzy klasyczną drukarką a urządzeniem wielofunkcyjnym. Jeżeli firma potrzebuje przede wszystkim drukowania dokumentów, model jednofunkcyjny może w pełni odpowiadać jej potrzebom. W wielu biurach regularnie skanuje się jednak faktury, umowy, formularze, dokumentację klientów lub inne materiały. W takim przypadku urządzenie łączące funkcje drukowania, skanowania i kopiowania może usprawnić codzienną pracę oraz ograniczyć liczbę oddzielnych urządzeń znajdujących się w biurze. Dobrym przykładem różnych możliwości dopasowania sprzętu do sposobu pracy przedsiębiorstwa jest nowa seria kolorowych urządzeń laserowych Brother. Obejmuje ona rozwiązania przeznaczone zarówno do samego drukowania, jak i urządzenia wielofunkcyjne, dzięki czemu zakres funkcji można dobrać do rzeczywistych potrzeb konkretnego zespołu.
Jak ocenić koszty eksploatacji drukarki?
Cena zakupu nie powinna być jedynym kryterium wyboru. Drukarka używana przez kilka lat generuje przede wszystkim koszty związane z tonerami lub tuszami, a w zależności od konstrukcji urządzenia również z innymi materiałami eksploatacyjnymi oraz serwisem. Warto więc porównać nie tylko ceny materiałów, ale także ich deklarowaną wydajność. Tańsza drukarka może w dłuższym okresie okazać się droższa, jeżeli wymaga częstej wymiany tonerów albo została zaprojektowana z myślą o znacznie mniejszym obciążeniu. Znaczenie ma również dostępność materiałów eksploatacyjnych i możliwość uzyskania pomocy serwisowej. W firmie, w której jedno urządzenie obsługuje kilka stanowisk, dłuższy przestój może utrudnić pracę całego zespołu. Dlatego całkowity koszt użytkowania warto analizować w perspektywie kilku lat, a nie wyłącznie w momencie zakupu.
Jakie funkcje rzeczywiście przydadzą się w biurze?
Nowoczesne drukarki oferują wiele dodatkowych możliwości, jednak nie wszystkie są potrzebne każdej firmie. Szczególnie praktyczny może być automatyczny druk dwustronny, który ogranicza zużycie papieru i ułatwia przygotowywanie większych dokumentów. W przypadku urządzeń wielofunkcyjnych znaczenie może mieć także automatyczny podajnik dokumentów, zwłaszcza gdy regularnie skanowane lub kopiowane są wielostronicowe umowy czy zestawienia. Przy kilku użytkownikach warto natomiast zwrócić uwagę na możliwości pracy w sieci oraz sposób udostępniania urządzenia komputerom i urządzeniom mobilnym. Nie warto wybierać drukarki wyłącznie na podstawie liczby dostępnych funkcji. Lepszym rozwiązaniem jest określenie, które z nich rzeczywiście będą wykorzystywane w codziennej pracy.
Czy bezpieczeństwo i praca w sieci mają znaczenie?
Drukarka podłączona do firmowej sieci jest jednym z jej elementów, dlatego warto uwzględnić również sposób komunikacji urządzenia z pozostałym sprzętem. Ma to szczególne znaczenie, gdy z jednej drukarki korzysta większa liczba pracowników. Za jej pośrednictwem mogą być przetwarzane umowy, dokumenty finansowe, dane klientów czy materiały przeznaczone wyłącznie dla określonych osób. Dlatego w zależności od charakteru działalności warto sprawdzić dostępne mechanizmy kontroli dostępu, ochrony połączeń oraz zarządzania użytkownikami. W małym biurze część tych funkcji może mieć mniejsze znaczenie, ale wraz ze wzrostem liczby użytkowników i ilości przetwarzanych dokumentów ich rola staje się coraz większa.
Jak dobrać drukarkę do liczby użytkowników?
Urządzenie przeznaczone dla jednego lub dwóch stanowisk nie zawsze będzie dobrym wyborem dla zespołu liczącego kilkanaście osób. Większa liczba użytkowników oznacza częstsze wykonywanie zadań, większą liczbę wydruków oraz większe prawdopodobieństwo, że kilka osób będzie chciało korzystać z urządzenia w podobnym czasie. W takiej sytuacji większego znaczenia nabierają wydajność, szybkość pracy, pojemność podajników oraz możliwość wygodnej obsługi urządzenia przez sieć. Warto również pozostawić pewien zapas wydajności, szczególnie jeśli firma planuje dalszy rozwój lub przewiduje wzrost liczby drukowanych dokumentów. Nie oznacza to jednak, że zawsze należy wybierać możliwie najbardziej rozbudowany model. Najważniejsze jest zachowanie odpowiedniej proporcji pomiędzy możliwościami urządzenia a rzeczywistym sposobem jego użytkowania.
Jak ostatecznie wybrać kolorową drukarkę do firmy?
Przed zakupem najlepiej określić kilka podstawowych parametrów: orientacyjną liczbę wydruków, liczbę osób korzystających z urządzenia, rodzaj przygotowywanych dokumentów oraz potrzebę skanowania i kopiowania. Następnie można porównać dostępne modele pod względem szybkości pracy, wydajności materiałów eksploatacyjnych, funkcji sieciowych i przewidywanych kosztów użytkowania. Najlepsza drukarka do małej lub średniej firmy nie musi być urządzeniem wyposażonym w największą liczbę funkcji. Powinna przede wszystkim odpowiadać rzeczywistemu obciążeniu oraz sposobowi pracy zespołu. Właściwe dopasowanie sprzętu pozwala uniknąć zarówno ograniczeń wynikających z zakupu zbyt prostego urządzenia, jak i niepotrzebnych kosztów związanych z funkcjami, które w praktyce pozostaną niewykorzystane.
